Personal Assistant (Persoonlijk Assistent) Surgical Aesthetic Clinic

JobID=J.0.10473

ENGLISH BELOW

Persoonlijk assistent in chirurgische & esthetische kliniek

Personal Assistant, Front Office & Lead Handling (24-32 uur, parttime, deels vanuit huis), per direct beschikbaar

Face Institute is een gespecialiseerde kliniek voor esthetische gezichtschirurgie en cosmetische geneeskunde in Amsterdam en Bussum. Ons medisch team, dr. Callum Faris (plastisch en reconstructief gezichtschirurg) en dr. Susan Schmidt (cosmetisch arts KNMG), heeft samen ruim 40 jaar ervaring in gezichtsbehandelingen op wereldniveau. Wij staan voor “the art of aesthetics”: een holistische, deskundige benadering waarin kwaliteit, vertrouwen en natuurlijke resultaten centraal staan.

Door het vertrek van een collega zijn wij met spoed op zoek naar een Personal Assistant ter versterking van ons kleine, hechte team. Dit is een hands-on rol voor iemand die het heerlijk vindt om die warme, capabele spil te zijn die alles op rolletjes laat lopen.

Wat je gaat doen

Je bent het eerste aanspreekpunt voor veel van onze cliënten en zorgt ervoor dat kliniekdagen soepel verlopen. Je werkt nauw samen met onze artsen en draagt bij aan een professionele en warme cliëntervaring. Je bent verantwoordelijk voor:

• Het opvolgen van en reageren op leads en binnenkomende cliëntvragen (telefoon, e-mail, formulieren), zodat iedere potentiële cliënt zich gehoord voelt en snel geholpen wordt
• Het runnen van de front office op kliniekdagen: cliënten ontvangen, de chirurg op tijd houden en ervoor zorgen dat consulten en behandelingen vlot verlopen
• Het inplannen van afspraken en consulten in onze agenda
• Medische administratie en het bijhouden van cliëntdossiers

Wat we zoeken

• Sterke organisatorische vaardigheden. Je houdt het overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt
• Een snelle leerling die nieuwe systemen en werkwijzen makkelijk oppikt
• Een warme, open en professionele uitstraling. Cliënten voelen zich bij jou op hun gemak, zowel telefonisch als in persoon
• Comfortabel aan de telefoon met potentiële cliënten en zelfverzekerd in het beantwoorden van vragen over behandelingen en boekingen
• Redelijk handig met IT en digitale systemen. Wij werken met moderne tools en je moet hier goed mee uit de voeten kunnen
• Vloeiend Engels (vereist); Nederlands is een sterke pré
• Een harde werker die eigenaarschap neemt over de eigen taken
• Ervaring in een medische, cosmetische, hospitality- of andere klantgerichte omgeving is een pré

Wat we bieden

• Een afwisselende rol van 24-32 uur per week, deels vanuit huis en op werkdagen (maandag, dinsdag, vrijdag of zaterdag, niet elke week) in de kliniek
• Een uurloon van € 20 tot € 28 bruto, afhankelijk van de beheersing van de competenties die bij de rol horen
• Een duidelijk omschreven functie met ruimte om door te groeien binnen het team
• Een klein, ambitieus team waarin jouw werk zichtbaar en gewaardeerd wordt
• Werken aan de zijde van topspecialisten in een kliniek met een internationale reputatie

Sollicitatieprocedure

Wij willen deze rol zo snel mogelijk invullen en beoordelen sollicitaties doorlopend. Na ontvangst van je cv nemen wij snel contact op voor een eerste kennismaking (video of in persoon). Bij een positieve klik nodigen wij je uit voor een case-based assessment van een halve dag in de kliniek, waarna we afsluiten met een aanbod.

Stuur je cv en een korte motivatie naar info@faceinstitute.nl onder vermelding van “Personal Assistant”.

Personal Assistant in Surgical & Aesthetic Clinic 

Personal Assistant, Front Office & Lead Handling (24-32 hours, part-time, partly from home), immediate start

Face Institute is a specialised clinic for aesthetic facial surgery and cosmetic medicine in Amsterdam and Bussum. Our medical team, Dr. Callum Faris (facial plastic and reconstructive surgeon) and Dr. Susan Schmidt (cosmetic doctor KNMG), has over 40 years of combined experience in world-class facial treatments. We stand for “the art of aesthetics”: a holistic, expert approach in which quality, trust and natural results come first.

Due to a colleague leaving, we are urgently looking for a Personal Assistant to strengthen our small, close-knit team. This is a hands-on role for someone who loves being the warm, capable presence that keeps everything running.

What you’ll do

You’re the first point of contact for many of our clients, and you make sure clinic days run smoothly. You work closely with our doctors and contribute to a professional and warm client experience. You’ll be responsible for:

• Following up on and responding to leads and incoming client enquiries (phone, email, forms), making sure every prospective client feels heard and helped quickly
• Running the front office on clinic days: welcoming clients, keeping the surgeon on time, and making sure consultations and treatments flow smoothly
• Scheduling appointments and consultations in our agenda
• Medical administration and maintaining client records

What we’re looking for

• Strong organisational skills. You keep the overview, also when a lot is happening at once
• A quick learner who picks up new systems and ways of working easily
• A warm, open and professional manner. Clients feel at ease with you on the phone and in person
• Comfortable on the phone with prospective clients, and confident handling questions about treatments and bookings
• Reasonably handy with IT and digital systems. We use modern tools and you should be able to work with them
• Fluent English (required); Dutch is a strong plus
• A hard worker who takes ownership of their tasks
• Experience in a medical, cosmetic, hospitality or other client-facing setting is a plus

What we offer

• A varied role of 24-32 hours per week, partly from home and on workdays (Monday, Tuesday, Friday or Saturday, not every week) in the clinic
• An hourly rate of € 20 to € 28 gross, depending on mastery of the role’s competencies
• A clearly defined role with room to grow into the team
• A small, ambitious team where your work is visible and valued
• Working alongside top specialists in a clinic with an international reputation

Application process

We’re looking to fill this role as soon as possible and review applications on a rolling basis. After receiving your CV we’ll get in touch quickly for an initial introduction (video or in person). If positive, we invite you for a half-day case-based assessment in the clinic, after which we close with an offer.

Send your CV and a short motivation to info@faceinstitute.nl with the subject line “Personal Assistant”.

Lees hier meer…