managementassistent DIA(487305)

Jobid=3213019947 -(0.48)

Vacature kenmerken
Standplaats Den Haag Contractduur 2 jaar Uren per week 38 – 38 Maandsalaris €3.169,00 – €4.179,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 – Burgerschaal IBBAD 06 Niveau MBO 4 Vakgebied Administratief / secretarieel Vacaturenummer 82775 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Functiegroep Burger

Dit ga je doen
Wij zoeken een representatieve managementassistente met affiniteit voor de Defensie en gevoel voor verhoudingen. Je bent bereid te leren, je flexibel op te stellen en stemt je werk af met je directe collega’s. Je bent precies en krijgt de zaken voor elkaar. Bovendien is een moderne, digitale werkomgeving jou niet vreemd: je kunt omgaan met digitale samenwerkingsruimtes en archieven en vindt het leuk om mee te denken hoe de samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven. Tot slot kun/leer je werken met gevoelige informatie en stel je je integer op. Veilig werken is een speerpunt van Defensie!

Je werkzaamheden zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:
• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor het reserveren van zaalruimte, catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding, ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen (intern bijvoorbeeld de Bestuursraad en extern bijvoorbeeld de Ministerraad).
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert de directeuren op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande (vertrouwelijke) post. Je geleidt het door ter registratie en je onderhoudt contact met de medewerkers van het archief.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verwijst/verbindt zo nodig door.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Tot slot ben je aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt hen, indien nodig, met het afhandelen van administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

Dit vragen wij
• MBO-4 opleiding (diploma behaald), aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een functie als managementassistent.
• Voldoendebeheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint;
• Voldoendebeheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicaties sharepoint en iBabs;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van overheden;
…

Lees hier meer